Was ist eine XRechnung? Aufbau, Pflichtfelder und Abgrenzung
Eine XRechnung ist eine Rechnung, die als reine XML-Datei vorliegt. Ein Mensch sieht darin zunächst nur Tags und Werte, eine Buchhaltungssoftware liest sie dagegen ohne Nacharbeit ein.
Standard und Syntax
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie darzustellen sind. Erlaubt sind zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Inhaltlich sind beide gleichwertig, sie unterscheiden sich in den Elementnamen und in der Schachtelung.
Ob eine Datei UBL oder CII verwendet, erkennt man am Wurzelelement. Bei UBL heißt es Invoice (oder CreditNote), bei CII CrossIndustryInvoice.
Was eine XRechnung enthalten muss
Zusätzlich zu den Angaben der Norm verlangt die XRechnung einige Felder, die der europäische Kern offen lässt. Die wichtigsten:
- Eine Käuferreferenz (BT-10). Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist das die Leitweg-ID.
- Ein Ansprechpartner des Verkäufers mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (BG-6).
- Vollständige Adressen mit Straße, Ort und Postleitzahl.
- Zahlungsinformationen, zum Beispiel IBAN und Zahlungsfrist.
- Die Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Verkäufers.
Wie sich die XRechnung vom PDF unterscheidet
Ein PDF ist ein Bild der Rechnung. Eine XRechnung besteht aus den Daten selbst. Eine Darstellung für Menschen ist nicht vorgesehen, dafür braucht man einen Viewer. Wer beides in einer Datei haben möchte, nutzt ZUGFeRD.
Gültig heißt nicht fehlerfrei
Dass eine Datei wohlgeformtes XML ist, sagt noch nichts über die Regeln aus. Ein typischer Fall: Alle Felder sind vorhanden, aber Netto plus Steuer ergibt nicht die Bruttosumme. Der Empfänger lehnt die Rechnung dann ab. Genau solche Abweichungen findet der Prüfer, bevor die Rechnung rausgeht. Die häufigsten Meldungen sind unter Fehlercodes erklärt.
Häufige Fragen
Ist die XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?
Nein. E-Rechnung ist der Oberbegriff für strukturierte elektronische Rechnungen. Die XRechnung ist eines der Formate, ZUGFeRD ein weiteres.
Kann ich eine XRechnung mit dem Browser öffnen?
Ja, als Text. Lesbar wird sie damit aber nicht, dafür gibt es Viewer.
Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.