E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen und Ausnahmen im Überblick
Die Pflicht kommt in Stufen. Empfangen müssen schon alle, beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit, die ab 2027 nach Umsatz gestaffelt ist.
Stand: November 2026. Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie die BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026. Das dritte Schreiben ändert die gesetzlichen Fristen nicht.
Die Stufen
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, genügt als Empfangsweg.
- Bis 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen sind Papier und andere sonstige Rechnungen noch erlaubt. Eine einfache PDF per E-Mail ist eine sonstige Rechnung und braucht dafür die Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf bis 31. Dezember 2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Wer darüber lag, muss ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Zusätzlich sind 2027 EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers möglich.
- Ab 1. Januar 2028: Die allgemeinen Übergangsregeln enden. Für inländische B2B-Umsätze gilt die E-Rechnung für alle.
Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Maßgeblich ist laut Gesetz der Zeitpunkt, zu dem die Leistung ausgeführt wird. Grenzfälle, etwa eine Leistung im Dezember 2026 mit Rechnung im Januar 2027, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
Dauerhafte Ausnahmen
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise.
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie.
- Umsatzsteuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug.
Welche Formate zählen
Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Maßgeblich ist immer der strukturierte XML-Teil. Mehr dazu unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Aufbewahrung
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, seit 2025). Bei E-Rechnungen gehört dazu der strukturierte Teil im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild genügt nicht.
Was jetzt sinnvoll ist
Empfangsweg testen, Fakturasoftware auf XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931) umstellen und eine Beispieldatei prüfen. Mit der Beispielrechnung lässt sich das üben, eigene Dateien prüfen Sie im Prüfer, ohne sie hochzuladen.
Quellen
Häufige Fragen
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Nein, bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen noch zulässig. Elektronische sonstige Rechnungen wie eine PDF brauchen die Zustimmung des Empfängers. Empfangen müssen Sie schon.
Wann muss ich 2027 ausstellen?
Ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Andernfalls ab 1. Januar 2028.
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Es braucht ein strukturiertes Format.
Stand: November 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.